分院・複数のクリニックの予約をまとめて管理する｜分けるもの・そろえるもの

医院が 2 つ以上になったら、「医院ごとに分けるもの」と「全体でそろえるもの」を先に決めます。 予約表・診療時間・診療メニューは医院ごとに分け、患者さまの探し方・予約の変更のルール・勤務表の作り方は全体でそろえるのが基本です。 この記事では、分院があるクリニックや複数の医院を持つ医療法人が、予約をまとめて管理するときの決め方をまとめます。

複数の医院で起きやすいこと

医院が増えると、1 院のときには無かった困りごとが出ます。

• 患者さまが本院に、分院の予約の電話をかけてくる
• 医院ごとに予約の方法が違い、全体の予約の状況が分からない
• 患者さまが別の医院の予約と取り違えて来院する
• 医師や看護師が曜日によって別の医院で働き、勤務表が分かれる
• 医院ごとに Web 予約のページがあり、ホームページの案内が分かりにくい

これらは、分けるものとまとめるものが決まっていないことから起きます。

医院ごとに分けるもの・全体でそろえるもの

項目	分ける / そろえる	理由
予約表	医院ごとに分ける	診察室の数と並びが違う
診療時間・休診日	医院ごとに分ける	医院によって違う
受ける診療メニュー	医院ごとに選ぶ	健康診断や専門外来は一部の医院だけ、など
診療メニューの名前と所要時間	全体でそろえる	ホームページや電話の案内を一つにできる
患者さまの探し方	全体でそろえる	診察券番号・名前・電話番号で探す、などを同じに
予約の変更・取り消しのルール	全体でそろえる	医院によって違うと患者さまが迷う
勤務表の作り方	全体でそろえる	希望休の締め切り・必要人数の決め方を同じに
使う受付の方法	医院ごとに選ぶ	電話の多い医院だけ AI に任せる、など

診療メニューの名前をそろえておくと、ホームページ・Web 予約・電話での案内を一つにまとめられます。

予約の入口と取り違えの防止

Web 予約の入口

患者さまが、どの医院の予約かを迷わない入口にします。

• ホームページでは、医院ごとに予約のボタンを分け、医院の名前と住所を添える
• 医院ごとの予約ページの URL を、それぞれの医院のページに貼る
• 予約のページに、医院の住所・電話番号・地図を出す

予約の確認とリマインド

予約の確認のメールや前日のお知らせに、医院の名前と住所を必ず入れます。電話で予約を受けたときも、最後に医院の名前を読み上げると、取り違えが減ります。

別の医院の予約の電話

本院に分院の予約の電話がかかってきたときの扱いを決めます。

1. その場で分院の予約表を見て受ける
2. 分院に電話を回す
3. 分院の番号を伝えて、かけ直してもらう

1 ができると、患者さまの手間がいちばん少なくなります。そのためには、どの医院の受付からも、ほかの医院の予約表を見られる仕組みが要ります。見られるスタッフの範囲は、権限で決めておきます。

医院の間の応援と勤務表

医師や看護師が、曜日によって別の医院で働くことがあります。勤務表では、応援に行く日がどちらの医院の勤務表でも分かるようにし、必要人数は行き先の医院で数えます。

労働時間は、事業場を異にする場合でも、労働時間に関する決まりの適用では通算します（労働基準法 第 38 条）。午前は本院、午後は分院のように働いた日も、合わせた時間で 1 日 8 時間・1 週 40 時間の決まり（労働基準法 第 32 条）を確かめます。

まとめて管理するための手順

1. 医院ごとに、診療時間・休診日・診察室を書き出す
2. 診療メニューの名前と所要時間を全体でそろえ、医院ごとに受けるものを選ぶ
3. 患者さまの探し方と、予約の変更・取り消しのルールを全体で決める
4. 医院ごとの Web 予約の入口を、ホームページに分けて置く
5. 医院の間の応援を含めて、勤務表の作り方をそろえる

最初に全体のルールを決めてから医院ごとの設定に進むと、あとから医院が増えても同じ形で広げられます。

よくある質問

医院ごとに別の予約システムを使ってもよいですか？

使うことはできますが、別の医院の予約の電話を受けたときに、その医院の空きが見られません。全体の予約の状況もつかみにくくなります。医院が増える前に、まとめるかどうかを決めておくのがおすすめです。

患者さまの記録は、医院ごとに分けるべきですか？

全体で一つにすると、どの医院でも過去の予約が分かります。分けると、同じ方の記録が 2 つになります。全体で一つにする場合も、見られるスタッフの範囲を権限で決めておきます。

一部の医院だけ、電話の受付を AI に任せられますか？

使う受付の方法を医院ごとに選べる仕組みなら、電話の多い医院だけ AI 電話受付を使う、といった分け方ができます。

AIリザーブ クリニックでできること

AIリザーブ クリニックは、1 つのアカウントで複数の医院を管理できます。医院ごとに診療時間・診察室・予約表・勤務表を持ち、Web 予約は医院ごとの URL と埋め込みコードを出せます。受ける診療メニューも医院ごとに選べます。スタッフは複数の医院をかけもちでき、ほかの医院の出勤は勤務表に表示されます。複数の医院での使い方は、お問い合わせフォームからご相談ください。