クリニックの Web 予約システムの選び方｜患者さまと受付の目線で比べる 7 つの点

クリニックの Web 予約システムは、「患者さまが迷わず予約できるか」と「受付の手間が本当に減るか」の 2 つで比べます。 機能の数よりも、予約の入口から来院の受付までがひとつの予約表につながっているかが大切です。 この記事では、内科・小児科・皮膚科などの外来のクリニックが Web 予約を選ぶときに比べる 7 つの点と、試すときの手順をまとめます。

Web 予約でよくある失敗

Web 予約を入れたのに、受付の手間が減らないことがあります。よくある原因は次のとおりです。

• 会員登録が必要で、高齢の患者さまや初めての方が途中でやめてしまう
• Web で入った予約を、受付が紙の予約帳や別の表に書き写している
• 電話の予約と Web の予約が別々で、同じ時間に予約が重なる
• 診療メニューごとの所要時間が決まっておらず、予約の枠が足りなくなる
• 変更・取り消しが電話でしかできず、結局電話が減らない

選ぶ前に、いまの予約の流れのどこで手間がかかっているかを書き出しておくと、比べる点がはっきりします。

比べる 7 つの点

点	確かめること
1. 会員登録の有無	名前と電話番号だけで予約できるか
2. 診療メニューと所要時間	初診・再診・健康診断・予防接種などを、時間ごとに分けられるか
3. 診察室ごとの空き	診察室・検査室ごとに、空いている枠だけを出せるか
4. 変更・取り消し	患者さまが自分で変えられるか。直前の変更を止められるか
5. 予約の入口のまとまり	受付・Web・タブレット・電話の予約が、ひとつの予約表に入るか
6. ホームページへの埋め込み	いまのホームページに予約のボタンや画面を貼れるか
7. 個人情報の扱い	ログインの方法、権限、通信の暗号化、データの置き場所

1. 会員登録の有無

患者さまにとって、会員登録はいちばんの離脱の理由になります。名前・ふりがな・電話番号だけで予約でき、通院中の方は診察券番号も添えられる形が使いやすくなります。予約のあとに、確認・変更のためのリンクがメールで届けば、パスワードを覚えてもらう必要もありません。

2. 診療メニューと所要時間

初診は問診に時間がかかり、再診は短く、健康診断や検査は別の部屋を使う、というように、診療メニューごとに時間と場所が違います。メニューごとに所要時間を決められ、Web では受けないメニュー（専門外来や、医師の判断が要るもの）を外せるかを確かめます。

3. 診察室ごとの空き

診察室が 2 つ以上あるクリニックでは、「どの部屋が空いているか」で枠を出せるかが大切です。空いている枠だけを患者さまに見せ、同じ部屋の同じ時間に予約が重ならない仕組みがあると、受付で調整する手間がなくなります。

4. 変更・取り消し

予約の変更・取り消しを患者さまが自分でできると、そのための電話が減ります。一方で、直前の取り消しが増えると枠が空いてしまうので、「何時間前まで Web で変えられるか」を医院で決められるかも見ておきます。

5. 予約の入口のまとまり

受付で入れた予約、Web の予約、待合のタブレットでとった次回の予約、電話の予約が、同じ予約表に入るかを確かめます。入口ごとに画面が分かれていると、二重の入力や予約の重なりが起きます。

6. ホームページへの埋め込み

患者さまの多くは、医院のホームページから予約に進みます。予約のページを開くボタンや、ページの中に予約の画面を埋め込むコードを出せるかを確かめます。予約のページに医院の住所・電話番号・地図が出ると、来院の前の問い合わせも減ります。

7. 個人情報の扱い

予約の情報には、患者さまの名前・電話番号・受診の内容が含まれます。医療・介護関係事業者は、個人情報保護委員会と厚生労働省の「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」に沿って扱うことが求められます。スタッフごとのログインと権限、通信の暗号化、ログインの方法（パスキーなど）を確かめておきます。

試すときの手順

1. 診療メニューと所要時間を 5〜6 個入れる
2. スタッフの 1 人に患者さま役になってもらい、スマホで予約する
3. 受付のパソコンで、その予約が予約表に入ったかを見る
4. 患者さま役が、届いたリンクから日時を変更する
5. 同じ時間に受付からも予約を入れ、重ならないかを確かめる

この 5 つを 1 時間ほどで試すと、毎日の受付で使えるかどうかが分かります。

よくある質問

高齢の患者さまが多いのですが、Web 予約は使われますか？

ご家族が代わりに予約することも多くあります。会員登録がいらず、名前と電話番号だけで予約できる形にすると、使っていただきやすくなります。電話の予約も残し、どちらの予約も同じ予約表に入るようにしておくと安心です。

Web 予約で受けない診療メニューは決められますか？

多くの予約システムで、メニューごとに Web で受けるかどうかを決められます。医師の判断が要るものや、準備が必要な検査は、電話か受付での予約にしておくと安全です。

予約の枠は、すべて Web に出したほうがよいですか？

急な受診や電話の予約のために、一部の枠を残しておく医院もあります。まずはすべての枠を出し、予約の入り方を見てから調整するのがおすすめです。

AIリザーブ クリニックでできること

AIリザーブ クリニックの Web 予約は、会員登録なしで、患者さまが診療メニューと空いている日時を選んで予約できます。予約は診察室ごとの予約表に入り、受付・待合のタブレットからの予約とまとまります。ホームページへの埋め込みコードと予約ボタンのコードも出せます。予約表と Web 予約は無料で使えます。導入のご相談は、お問い合わせフォームからどうぞ。